学校为就读高中的学生提供电子邮件帐户。学校发布了一份 Google 表格，任何学生都可以在表格中填写他们的姓名，以请求访问电子邮件地址。
不过需要家长的同意。当孩子提交请求时，系统会向孩子的家长发送一封电子邮件确认，以征得他们的同意，然后才能创建学生的电子邮件地址。
在 Google 表格中查找父母的数据
这里的关键是应该向学生的家长发送一封电子邮件。该数据本身在 Google 表单中不可用，但学校维护一个包含家长数据的 Google 表格，我们将根据学生姓名进行查找以获取家长姓名和电子邮件地址。
提交 Google 表单后，会在 Google 表格中添加一个新行，其中包含表单响应。
我们将在表单响应表中添加两个新列，用于从父记录表中查找父母的电子邮件地址和姓名。它使用ArrayFormula在提交新的表单响应后立即获取表单中的父级数据。
= ArrayFormula ( IF ( ROW ( B : B ) = 1 , "Parent's Email" , IF ( NOT ( ISBLANK ( B : B ) ) , VLOOKUP ( B : B , Parents ! $ A $2 : $ C $100 , 3 , FALSE ) , ) ) )
如果当前行的Row Number为 1，我们设置列标题，在本例中为Parent's Email 。如果该行不是 1 并且 B 列中有表单数据，我们使用VLOOKUP将父记录表中的匹配数据获取到表单响应表中。
向学生家长发送电子邮件
第一步是从 Google 市场安装Document Studio 。接下来，切换到存储 Google Form 响应的 Google Sheet，然后转到 Extensions > Document Studio > Open 以启动插件。
创建一个新的工作流程并为其命名，例如Send Consent Letters to Parents 。在任务屏幕上，创建一个新的电子邮件任务并从“发送电子邮件至”下拉列表中选择家长的电子邮件字段。
以下是最终电子邮件模板的外观：
您可以包含用双花括号括起来的占位符，以包含来自 Google 表格公式的表单答案和值。
切换到工作流程的Save屏幕并打开Run on Form Submit选项。这将在内部启用表单提交触发器，并且您的工作流程将在提交新表单时运行。
转到您的 Google 表单，提交示例回复，您应该会看到发送给学生家长的同意电子邮件的副本。
您还可以在同一工作流程中添加创建文件任务，以在 Microsoft Word 或 PDF 中生成同意文档。这可以自动附加到电子邮件中，并且家长可以通过电子邮件发送签名副本。
如需帮助，请参阅本教程 –从 Google 表单响应生成协议